🔥 Une avalanche d’emails, des messages éparpillés… et plus personne ne sait où trouver l’info ! 

📌 Un client vous appelle et demande un suivi sur un dossier. 
📌 Vous cherchez un email important, mais vous ne savez plus si c’était dans Outlook, Teams ou WhatsApp. 
📌 Un collègue a déjà répondu à la demande… mais sur un autre canal, et vous ne le saviez pas. 
📌 Un document clé a été partagé sur Teams, mais personne ne sait où il est classé. 

🚨 Résultat : confusion, perte de temps, frustration… et baisse de productivité. 

💡 Si votre communication interne ressemble à un puzzle géant, il est temps de mettre en place des règles claires et des outils adaptés. 

❌ Pourquoi la communication interne devient un frein si elle est mal gérée ? 

📨 Trop d’emails → Boîte de réception surchargée, doublons, perte de messages importants. 

📱 WhatsApp et messageries personnelles utilisées pour le travail → Mélange entre pro et privé, risque de sécurité, informations dispersées. 

🎤 Mauvaise gestion des réunions → Trop de réunions inutiles, manque de comptes rendus, décisions oubliées. 

🔍 Difficulté à retrouver une information → Multiplication des canaux = perte de temps pour savoir où chercher un message ou un document. 

💡 Un bon système de communication doit permettre de retrouver une information facilement et rapidement, sans perdre de temps. 

🚀 Les solutions pour une communication efficace et structurée 

✅ 1️⃣ Teams pour la communication interne quotidienne 

💬 Microsoft Teams permet de : 
✔️ Centraliser les discussions internes au lieu de multiplier les emails et les WhatsApp. 
✔️ Créer des canaux dédiés par projet, client ou département. 
✔️ Faciliter le partage de fichiers et la collaboration en temps réel. 

📌 Bonnes pratiques à adopter avec Teams : 

• Limiter l’utilisation des emails internes → Si une discussion peut être faite sur Teams, elle doit rester sur Teams. 
• Éviter les messages privés pour les sujets professionnels → Les discussions doivent rester visibles pour éviter la perte d’infos. 
• Mettre en place des canaux dédiés pour les projets clés et ne pas tout mélanger. 

💡 Teams n’est pas un simple chat, c’est un vrai outil de collaboration qui permet de réduire les emails et d’améliorer le suivi des échanges. 

✅ 2️⃣ Atepi pour l’historique des communications clients et fournisseurs 

📩 Certains emails doivent être conservés et tracés dans un système fiable. 

C’est là qu’Atepi intervient : 
✔️ Archivage des emails importants liés aux clients et fournisseurs. 
✔️ Stockage des comptes rendus d’appels pour un suivi structuré. 
✔️ Conservation des courriers envoyés pour retrouver facilement l’historique d’un dossier. 

📌 Bonnes pratiques avec Atepi : 

• Les emails informels restent dans Outlook ou Teams, mais les emails officiels (contrats, confirmations…) doivent être archivés dans Atepi. 
• Tous les comptes rendus d’appels sont notés → Plus besoin de se demander « Qui a appelé qui, et quand ? ». 
• Les courriers et documents importants sont centralisés → On ne perd plus un fichier crucial dans une boîte mail. 

💡 Avec cette approche, toutes les interactions clients/fournisseurs sont accessibles immédiatement et organisées efficacement. 

📢 Cas concret : Une PME qui a structuré sa communication et gagné en efficacité 

Une entreprise de 30 employés faisait face à un véritable chaos dans ses échanges : 

🔴 Le problème ? 

• Trop d’échanges se faisaient sur WhatsApp, Teams, emails… sans cohérence. 
• Les commerciaux ne retrouvaient plus les anciens échanges avec les clients. 
• L’équipe comptable perdait du temps à rechercher des courriers et des factures envoyées. 

✅ La solution mise en place ? 

• Adoption de Microsoft Teams pour la communication interne. 
• Utilisation d’Atepi pour l’historique des échanges clients/fournisseurs. 
• Formation des équipes aux bonnes pratiques pour éviter les pertes d’informations. 

📈 Le résultat ? 

✔️ 50% de réduction des emails internes. 
✔️ Recherche d’informations plus rapide et plus fiable. 
✔️ Un suivi client structuré et accessible à tous. 

🔥 Grâce à cette organisation, cette PME a gagné en efficacité et réduit considérablement les pertes de temps. 

⚡ Conclusion : Organisez votre communication avant qu’elle ne devienne un problème 

🚨 Si vous passez plus de temps à chercher une information qu’à travailler, il est temps de structurer votre communication interne. 

✔️ Teams pour fluidifier les échanges internes et limiter les emails. 
✔️ Atepi pour structurer et archiver les échanges clients/fournisseurs. 
✔️ Des règles claires pour éviter la surcharge et la perte d’informations. 

💡 Mieux communiquer, c’est mieux travailler. 

🎯 Passez à l’étape suivante : simplifiez votre communication interne dès maintenant 

Chez PVS, nous aidons les entreprises à structurer leur communication et à choisir les bons outils pour travailler plus efficacement. 

💡 Bénéficiez d’un audit gratuit pour analyser votre gestion des échanges et optimiser vos outils. 

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👉 Ne laissez plus votre communication devenir un chaos. Passez à l’action dès maintenant ! 

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