Une offre de 15.000 € vient d’être acceptée.
Bonne nouvelle.
Mais avant de sortir le champagne, une question mérite peut-être encore d’être posée : dans quelles conditions vient-on réellement de vendre ?
Prix d’achat qui évoluent, remises accordées, dizaines de lignes dans une même offre… Une commande peut afficher un très beau montant alors que la marge, elle, a changé.
Et s’il faut le découvrir, autant le faire avant d’envoyer l’offre qu’après l’avoir remportée.
15.000 € de chiffre d’affaires. Bonne nouvelle ?
Imaginons une offre composée d’une trentaine de lignes.
Certains produits offrent une marge confortable. D’autres un peu moins. Une remise commerciale a été accordée sur quelques lignes pour obtenir la commande. Et entre-temps, un fournisseur a augmenté le prix d’achat de certains articles.
Le total reste séduisant : 15.000 €.
Vu depuis le bas du devis, rien ne semble particulièrement inquiétant.
Mais le chiffre d’affaires mesure ce que l’entreprise vend. Il ne dit pas ce qu’il lui reste entre le prix d’achat et le prix de vente.
Deux offres de 15.000 € peuvent ainsi représenter deux réalités économiques très différentes.
Regarder uniquement leur montant revient à prendre une décision avec une partie du tableau de bord masquée.
Tout commence par un prix que le client ne voit pas
Quand on prépare une offre, le regard se porte naturellement sur le prix de vente.
Pourtant, une autre donnée est indispensable pour comprendre la marge : le prix d’achat.
Prenons un produit acheté 70 € et vendu 100 €.
Le fournisseur augmente son tarif et ce même produit coûte désormais 78 €.
Pour le client, rien n’a nécessairement changé. Votre offre peut toujours afficher 100 €.
Mais l’écart entre votre prix d’achat et votre prix de vente, lui, est passé de 30 € à 22 €.
Si Atepi travaille encore avec l’ancien prix d’achat, l’analyse de marge ne reflète plus la situation actuelle.
Le calcul peut être parfaitement juste. C’est la donnée utilisée pour le faire qui ne l’est plus.
Faut-il alors vérifier ses prix d’achat un par un ?
Ce serait une drôle de manière de simplifier la gestion.
Et surtout, tous les fournisseurs n’ont pas la même réalité tarifaire.
Certains font évoluer régulièrement leurs prix. D’autres travaillent avec un catalogue qui ne change qu’une ou deux fois par an. D’autres encore ne permettent pas de récupérer facilement leurs tarifs.
Il n’y a donc aucune raison d’imposer le même processus à tout le monde.
Lorsque c’est possible et pertinent, Atepi peut se connecter au site du fournisseur et actualiser les prix d’achat concernés via un seul bouton.
Si le fournisseur transmet plutôt un nouveau catalogue une ou deux fois par an, un import Excel peut suffire.
Et lorsqu’aucune de ces solutions n’est disponible ou qu’une adaptation ponctuelle est nécessaire, les prix d’achat d’un projet peuvent être ajustés en quelques clics.
Trois situations différentes. Un même objectif : disposer d’une information suffisamment à jour sans transformer sa maintenance en travail administratif permanent.
Une meilleure information ne devrait pas demander plus de travail
On pourrait demander à quelqu’un de vérifier manuellement chaque prix fournisseur avant de préparer une offre.
Ce serait rigoureux. Ce serait aussi fastidieux.
Et plus un processus demande d’effort, plus il devient tentant de le reporter lorsqu’on manque de temps.
Le rôle d’un logiciel de gestion n’est donc pas seulement d’afficher davantage d’informations. Il doit aussi, lorsque c’est possible, réduire le travail nécessaire pour obtenir une information fiable.
La connexion fournisseur et l’import Excel ne sont pas intéressants simplement parce qu’ils sont « automatisés ».
Ils sont intéressants parce qu’ils enlèvent une friction.
Et derrière cette friction supprimée se trouve quelque chose de beaucoup plus important : une décision commerciale prise sur de meilleures données.
Une remise de 10 % peut coûter beaucoup plus que 10 % de votre marge
Les prix d’achat sont une partie de l’équation. Les conditions accordées au client en sont une autre.
Prenons maintenant un produit acheté 80 € et vendu 100 €.
L’écart entre achat et vente est de 20 €.
Vous accordez 10 € de remise. Le client bénéficie donc d’une réduction de 10 % sur le prix initial.
Mais votre prix de vente passe à 90 €. L’écart entre achat et vente n’est plus de 20 €, mais de 10 €.
Une remise de 10 % sur le prix de vente vient ici de diviser par deux l’écart entre achat et vente.
Cela ne signifie évidemment pas qu’il ne faut jamais accorder de remise.
Elle peut être parfaitement justifiée pour remporter une commande, développer une relation commerciale ou atteindre un autre objectif.
Mais il vaut mieux savoir ce qu’elle change avant de décider de l’accorder.
Toutes les lignes d’une offre ne se ressemblent pas
Sur une offre de trente lignes, le problème ne se situe pas nécessairement partout.
Un article peut conserver une marge confortable. Un autre peut avoir subi une hausse fournisseur. Un troisième peut faire l’objet d’une remise. Et un quatrième peut volontairement être vendu avec une marge plus faible pour des raisons commerciales.
C’est pourquoi Atepi permet de regarder l’offre à deux niveaux :
- la marge par produit, pour identifier les lignes qui méritent une attention particulière ;
- la marge totale, pour comprendre ce que donne l’ensemble de l’offre.
Il est également possible de contrôler une marge minimale sur certains articles.
Le but n’est pas d’empêcher toute exception. Le but est de savoir qu’on en fait une.
Une marge minimale ne doit pas remplacer une décision commerciale
Une entreprise peut décider qu’un type de produit ne devrait normalement pas descendre sous une certaine marge.
Cela ne signifie pas que cette règle doit être absolue.
Un client stratégique, une commande importante, une opération commerciale ou une négociation globale peuvent parfaitement justifier d’autres conditions.
Mais il existe une différence fondamentale entre :
« Je sais que je descends sous ma marge habituelle et je décide de le faire. »
et :
« Je découvre après la vente que je suis descendu sous ma marge habituelle. »
Dans le premier cas, il s’agit d’une décision.
Dans le second, l’information est simplement arrivée trop tard.
Un ERP n’a pas à remplacer le jugement du dirigeant ou du commercial. Il doit lui donner les informations nécessaires pour exercer ce jugement.
Toutes les ventes ne doivent pas avoir la même marge
Piloter sa marge ne signifie pas chercher à maximiser systématiquement chaque ligne.
Ce serait trop simpliste.
Un produit peut permettre d’en vendre un autre. Une remise peut ouvrir une nouvelle relation. Une commande importante peut justifier certaines conditions. Un marché très concurrentiel peut imposer des prix serrés.
Le problème n’est pas qu’une offre présente parfois une marge plus faible.
Le problème apparaît lorsque l’entreprise ne sait pas pourquoi, ou lorsqu’elle ne le découvre qu’une fois la décision devenue difficile à corriger.
La vraie question est donc moins :
« Cette offre atteint-elle la marge maximale possible ? »
que :
« Avec ce que je sais de ses coûts et de sa marge, est-ce une offre que je veux envoyer dans ces conditions ? »
La marge ne devrait pas être une surprise de fin de mois
Analyser les résultats après coup reste utile. Cela permet de comprendre ce qui s’est passé et d’améliorer les décisions suivantes.
Mais certaines informations valent davantage lorsqu’elles arrivent avant la décision.
Avant l’envoi d’une offre, Atepi permet notamment de :
- visualiser la marge de chaque produit ;
- connaître la marge totale de l’offre ;
- repérer l’impact d’un prix d’achat qui a évolué ;
- mesurer les conséquences d’une remise ;
- contrôler une marge minimale sur certains articles ;
- ajuster un prix ;
- ou accepter consciemment une marge plus faible lorsqu’elle se justifie.
Et en amont, plusieurs méthodes permettent de maintenir les prix d’achat avec un niveau d’effort adapté à la réalité de chaque fournisseur.
Atepi ne décide pas quelle marge est bonne pour votre entreprise.
Il permet de voir ce qui se passe avant qu’il ne soit trop tard pour agir dessus.
Alors, cette offre de 15.000 € ?
Elle peut toujours être une excellente nouvelle.
Mais son montant n’est plus la seule raison de le penser.
Avant de l’envoyer, vous avez pu regarder ce que coûtent réellement les produits, la marge de chaque ligne, l’impact des remises et le résultat de l’offre dans son ensemble.
Vous pouvez alors décider de modifier les conditions. Ou décider de ne rien changer.
Les deux choix peuvent être bons.
La différence, c’est que vous savez pourquoi vous les faites.
